为加强中文系学生委员会的管理,增进学生会各部门之间的沟通与交流，以便开展好日常工作 ,及时解决存在问题，促进各项工作和活动的顺利开展，树立学生会良好的工作作风和整体形象,推动学生会的系统化、正规化建设，保证学生会资产完整，高效利用，档案存放安全，调用有序，方便学生会内部人员的查阅和使用，更好的为学生会工作服务，保障我系学生会工作的顺利开展，加强学生干部的责任感与服务意识，维持正常的工作秩序，明确值班人员的职责，特制定中文系学生会工作规则如下：

一、例会

学生会例会分为主席团评议会议、主席团扩大会议、各部门会议、主要学生干部会议。

（一）主席团评议会议

主席团会议由主席主持召开。参加人员为学生会主席团成员及各部门部长。

主席团会议在学生会办公室召开，具体时间为双周周日晚19:20。会议内容如下：

1.传达学校、系内的各项指示精神和布置的常规工作任务，学习相关文件。

2.对上周工作情况进行总结，各部门回顾、总结上一阶段的工作情况，主席团综合评议各部门工作成果并提出不足和建议。

3.安排各项工作和活动，并对当前的主要工作和活动进行讨论。

4.对学生会重大事项、人事调整、人员变动进行商议。

（二）主席团扩大会议

主席团扩大会议由秘书长主持召开。参加人员为学生会主席团成员及各部门部长、副部长。主席团扩大会议在学生会办公室召开，每周一次，具体时间为周日晚20:00。

1.与会人员必须提前五分钟到达会议场所，手机保持无声、震动或关机状态。无特殊情况,不得取消例会,如需改期,另行通知。

2.全体成员应准时出席例会，不得提前离开。无法出席例会者，应事先请假，经主席团同意，方可离开。如无正当理由，擅自不出席会议者，视为无故缺席会议（3次无故不参加例会者，视为自动离职）。

3.例会由秘书长主持,秘书处人员负责会议记录并存档。 

4.例会就目前学生会的各项工作进行商讨和总结。处理学生会日常工作，阐述下一步的工作计划。

5.各部门把工作计划和总结以书面形式向主席团汇报，交秘书处备案。

6.各部门间进行工作经验交流，工作中所遇到的问题，在例会上群策群力,采取民主集中制原则共同协商解决。对于一时无法解决的问题,应安排专人在会后作专门研究,下次例会时，对问题解决进展情况进行讨论。

7.与会人员应积极思考，有创新精神，对学生会工作大胆发表自己的见解，有创造性地提出改进意见。

8.大会人员要严格遵守会场纪律，执行例会程序。与会人员要保持严肃、认真的态度，营造和谐的会议气氛。禁止出现闲谈，看杂志，随意走动等行为，对于违反规定，警告后，仍不改正者，作会议违纪处理。与会人员应注意团队和个人形象，树造学生会的良好形象。

9.各部部长副部长如有工作进行汇报，要先与其分管副主席或副书记进行商议后，提交主席团内部酝酿讨论确定之后，方可上报团总支。

10.部长副部长以下学生会成员，不得直接向团总支汇报本部门工作情况。

（三）部门会议

1.各部门会议由各部门分管主席或部长决定召开时间，地点为学生会办公室，各部门需提前半天通知秘书处，以便秘书处人员协调场地。

2.会议由分管主席负责主持，各部部长、副部长以及干事必须准时参加。

3.各部门应安排专人负责会议记录及出席情况，会议记录要认真如实的填写，并交由秘书处备案。

4.各部门会议应总结上一阶段的工作情况，提出下一阶段的工作计划并布置工作任务。各部门之间进行交流。

5.秘书处需对各中心会议情况进行不定期检查。

（四）主要学生干部会议

主要学生干部会议由秘书长主持召开。参加人员为学生会主席团成员及各部门部长、各班班长、团支书。会议在学生会办公室召开，每周一次，具体时间为周二下午4:00。

1.与会人员必须提前五分钟到达会议场所，手机保持无声、震动或关机状态。无特殊情况,不得取消例会,如需改期,另行通知。

2.全体成员应准时出席例会，不得提前离开。无法出席例会者，应事先请假，经主席团同意，方可离开。如无正当理由，擅自不出席会议者，视为无故缺席会议。

3.例会由秘书长主持,秘书处人员负责会议记录并存档。 

4.例会将上周各班管理情况进行点评，并将一周的班级量化考核情况进行通报，有异议的班级需在周二晚7:00前与各部门协商解决，7:00后考核结果自动生效，纳入各班月量化考核。

5.各部门将目前系内的各项工作进行通知，使各班负责人明确系内短时间内工作重点，各班根据各项安排执行。

注：学生会例会由秘书处具体负责统筹，主席团监督执行。在有重要活动的情况下，经主席团决定，可以临时召开紧急会议。

二、资产管理

1.学生会各部门开展各项活动前，须在活动策划书内明确预算，经批准方案后方可开支。

2.学生会各部门资金使用原则上只限于预算范围。

3.学生会各部门的创收，必须将所得资金或实物上交秘书处，经审核设置账目后用于学生会合理支出。

4.学生会固定资产由秘书处统一管理，新增固定资产由秘书处登记注册。

5.学生会固定资产一律由秘书处专人保管，未经主管人同意，任何人不得外借；同意借用后，须填写借条或登记。借用者对固定资产需正确使用和妥善保管，如有损坏，应进行维修或赔偿。

6.学生会办公室仅为学生会办公活动使用，房间钥匙不得随意转借、私配。

7.学生会的财产属于公共财产，统一注册后由秘书处负责管理，一般常用办公物品由生活部统一购买，秘书处保管和分配，各部所需此类物品应由本部负责人到办公室领取并进行登记。 

8.各部、社团借取物品时必须登记，注明借、还日期，领取人需签名。 

9.物资借出期间如有损坏或丢失，所损坏的物资由领取人按价赔偿。 

10.学生会物资如需借出，必须经秘书长同意后方可借出，但是不得与学生会使用相冲突。 

11.学生会秘书处负责监督各部物品使用情况，若发现有滥用、浪费或者借给私人使用的情况，需立即上报主席团处理。 

12.各部购买物品时需上交花费明细，并开专用发票作为报销凭证，经手人需在专用发票背后签字，交秘书处进行物品预算核实，秘书长确认无误并签字后方可到团总支书记处报销（报销凭证以双章发票为唯一依据，收据不予处理，同时必须在花费明细注明所买物品具体名称及数量） 。

13.学生会帐目由学生会秘书处统一保管，学生会会费收入支出情况由秘书长在主席团扩大会议上向主要学生干部公开。

14.主席团亦可就有关问题随时向秘书处申请查对帐目，但对无理取闹者，一概拒绝。

三、档案管理

（一）档案保存

1.档案管理工作统一由学生会秘书处负责。按照档案入档时间的先后顺序及档案的性质对所有档案文件进行分类、整理和归档，并将档案存放于档案柜。

2.秘书处须做好档案的存档和保护。

3.秘书处人员须定期查看档案柜的情况，确保档案保存安全完整。

4.凡是有档案损坏、丢失等情况出现，须及时上报秘书长，由秘书长安排秘书处人员进行增补。

（二）立卷归档

1.各部根据秘书处要求，在学期之初上交本学期的工作计划，在学期末时上交本学期的工作总结。

2.秘书处对上交的工作材料进行分类、整理，统计无误后立卷。并对立卷后的材料张贴标签，做好备注，以便日后调用。

3.秘书处人员须保管好档案，及时将新增文件存档。

（三）档案查阅

1.秘书处人员不得私自将档案外借，不得随意泄露档案信息。

2.学生会内部人员如因工作需要，申请查阅相关档案资料，须经过相关负责人同意，在值班人员陪同下对档案进行查阅。

3.档案一般只允许在学生会办公室查阅，不得外借。如有特殊情况，学生会秘书处可根据实际情况允许申请人将档案借出并要求借阅人员在规定限期内归还。

4.申请档案查阅人员只能阅读档案内容，不得对档案进行涂改、折损等。

四、值班

（一）轮班安排

具体安排参照主席团值班表和学生会干部值班表。

（二）值班要求

1.值班采用责任到人制，全天保证有值班人员。

2.值班时间为周一至周五每天7：50 - 12:00，14:00 - 16:40,19:00-21：30；周日19:00 - 21:30。换班时务必做好交接工作。如值班者有特殊情况无法按时值班，须提前半天向秘书处请假。对于无故不值班者，将进行通报批评,并在年终评优时给予相应扣分处分。

3.值班人员务必提前五分钟到达学生会，巡查系内情况：

（1）8：00关闭完系内所有长明灯（阴天除外），19:00打开系内所有长明灯；

（2）教学区内卫生状况；

（3）放学时间各班窗帘拉放情况；

（4）根据系内安排，可临时增加巡查事项。

4.7:50 - 10:00时间段值班人员巡查后需到团总支报到并汇报情况。

5.值班人员需保持办公室的清洁，爱护办公室的公共设施。

6.值班人员需保持通讯畅通，配合团总支及相关老师工作。

7.值班人员需在“值班签到簿”上签名并根据实际需要填写《值班情况记录表》，认真做好值班笔记。

8.值班人员需在上课时间巡查学生使用手机状况，如发现上课使用手机者，应立即上报值班老师，并由老师对该同学进行教育。

9.确定的值班制度不得随意更改，值班人员必须严格执行值班制度，如实做好值班记录，不得迟到、早退、无故缺勤，未经许可不得擅自离岗。

10.值班人员不得随意翻看其它部门或人员的办公文件及材料，如果由于工作关系有此需要时，征得对方负责人同意方可翻阅。

11.值班的学生干部必须准时到岗，并做好个人值班登记；秘书处不定时到办公室对值班情况进行督促、检查。

五、办公室使用

1.值班人员应保持室内清洁卫生，物品摆放整齐，确保无灰尘和异味。

2.办公室禁止吸烟，禁止随地吐痰，垃圾不得随意乱扔，各部门在每次使用后，应及时打扫卫生。

3.办公室由值班人员每天在值班时间内进行扫除。

4.进入办公室需保持衣冠整洁，不得穿拖鞋、背心、运动短裤。

5.不得在办公室大声喧哗、打闹。

6.注意节约用电，人走不忘关灯、关窗、关电扇、按标准拉放窗帘、锁门。

本条例解释权、修改权及未尽事宜决定权归中文系团总支、学生会主席团所有。

中文系团总支、学生会

         2015年11月